1. Portée des services

1.1. Services fournis
Exact RH Inc. (« Exact RH ») met à disposition le Portail RH, une bibliothèque comprenant plus de 100 modèles et documents en ressources humaines (RH). Ces ressources sont conçues pour soutenir les organisations du Québec dans leurs démarches de conformité à la Loi 25, ainsi que pour répondre à leurs obligations en matière de ressources humaines, de santé et de sécurité au travail.

 

Il est important de noter que les services-conseils d’Exact RH en RH, en protection des renseignements personnels et en santé et sécurité au travail ne sont pas inclus dans le Portail RH. Pour en savoir davantage sur ces services et découvrir comment Exact RH peut accompagner votre organisation, nous vous invitons à visiter notre site web à l’adresse suivante : www.exactrh.com.

 

1.2. Clause de non-responsabilité
Les documents et modèles disponibles sur le Portail RH sont fournis à titre indicatif et ont un caractère général. Ils ne constituent pas des conseils juridiques personnalisés. Il incombe à chaque utilisateur de modifier les documents pour qu’ils répondent aux besoins spécifiques de leur organisation et assurent leur conformité légale. Exact RH recommande de consulter un conseiller juridique au besoin.

 

1.3. Évolution des services
Exact RH se réserve le droit d’introduire, à l’avenir, des fonctionnalités ou services payants pour conserver ou obtenir un accès au Portail RH. Toute modification des termes et conditions liée à ces services sera communiquée aux utilisateurs préalablement.

 

2. Confidentialité et protection des renseignements personnels

2.1. Définition des informations confidentielles
Les « Informations Confidentielles » incluent toute donnée non publique partagée entre les parties dans le cadre du présent accord, notamment les stratégies commerciales, données clients, méthodes techniques et informations financières. Les Informations Confidentielles n’incluent pas :

• Les informations déjà publiques ou rendues publiques sans faute ;
• Les informations obtenues légalement d’un tiers sans obligation de confidentialité ;
• Les informations développées indépendamment par Exact RH.

2.2. Protection et retour des informations
Exact RH s’engage à protéger les Informations Confidentielles transmises par le client et à les restituer ou à les détruire de manière sécurisée à la fin du contrat, conformément aux meilleures pratiques du secteur.

2.3. Protection des renseignements personnels
a) Engagement en matière de protection des données
Exact RH met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels que l’utilisateur pourrait fournir lors de l’utilisation du Portail RH, en conformité avec la Loi 25 et les normes applicables en matière de protection des données.

1. b) Limitation de garantie
   L’utilisateur reconnaît que, malgré ces mesures, la transmission d’informations par Internet ne garantit pas une sécurité absolue. Par conséquent, Exact RH ne pourra être tenue responsable, sauf en cas de faute intentionnelle, des dommages directs ou indirects résultant d’une violation de la sécurité des renseignements personnels.
2. c) Responsabilités de l’utilisateur
   L’utilisateur est seul responsable de la véracité, de la légalité et de la pertinence des renseignements personnels qu’il soumet via le Portail RH. Il s’engage également à notifier immédiatement Exact RH de toute utilisation non autorisée de ses identifiants de connexion ou de toute faille suspectée pouvant compromettre la sécurité des données.
3. d) Utilisation des renseignements personnels
   Exact RH s’engage à ne pas utiliser, divulguer ou vendre les renseignements personnels fournis par l’utilisateur à des tiers, sauf en cas d’obligation légale ou avec le consentement explicite de l’utilisateur.

 

3. Utilisation du Portail RH

3.1. Usage interne uniquement
L’accès au Portail RH est strictement réservé à une utilisation interne au sein de l’organisation abonnée. Toute redistribution, revente ou utilisation commerciale externe est interdite.

 

3.2. Mises à jour et maintenance
Exact RH se réserve le droit de modifier ou mettre à jour le contenu du Portail RH afin de refléter les meilleures pratiques et d’assurer une conformité continue avec la législation en vigueur.

 

4. Responsabilité

4.1. Exonération de responsabilité
Exact RH n’assume aucune responsabilité pour :

• Les pertes de données, revenus ou profits résultant de l’utilisation du Portail RH ;
• Les erreurs ou omissions liées à l’utilisation ou à l’adaptation des modèles disponibles ;
• Les conséquences du non-respect par l’utilisateur de ses obligations légales, y compris en matière de protection des renseignements personnels.

 

4.2. Loi 25 et limites de responsabilité
Bien que le Portail RH fournisse des ressources conçues pour soutenir la conformité des organisations, ces ressources ne garantissent pas une conformité complète ou automatique et ne remplacent pas des conseils juridiques ou des services-conseils personnalisés.

 

En cas de réclamation ou de litige découlant de l’utilisation du Portail RH, la responsabilité totale d’Exact RH se limite strictement au montant effectivement payé par l’utilisateur pour l’abonnement donnant accès au Portail RH. Cette limitation s’applique uniquement aux frais d’abonnement liés à l’accès au Portail RH et ne concerne aucun autre service ou produit proposé par Exact RH. L’utilisateur reconnaît que la responsabilité de s’assurer de sa conformité réglementaire lui incombe et qu’il doit consulter des experts juridiques ou professionnels spécialisés selon ses besoins.

 

4.3. Indemnisation
L’utilisateur s’engage à indemniser, défendre et dégager de toute responsabilité Exact RH, ses employés, dirigeants, agents et partenaires, pour toutes réclamations, poursuites, dommages, pertes, amendes, coûts ou dépenses (y compris les frais juridiques raisonnables) résultant directement ou indirectement de :

• L’utilisation ou la mauvaise utilisation des services fournis via le Portail RH, y compris toute violation des termes du présent accord par l’utilisateur ;
• La non-conformité ou l’inadéquation des documents ou modèles téléchargés par rapport à la situation spécifique de l’utilisateur ou aux lois applicables ;
• Toute violation des lois, règlements ou droits de tiers, y compris, sans s’y limiter, les lois en matière de protection des renseignements personnels et la Loi 25 ;
• Toute réclamation ou action intentée par un tiers liée à l’utilisation ou l’application des documents ou ressources fournis par Exact RH.

En aucun cas, Exact RH ne pourra être tenu responsable des conséquences résultant d’une mauvaise application des documents ou des recommandations par l’utilisateur.

5. Propriété intellectuelle

5.1. Propriété des ressources
Tous les documents, modèles, outils et autres contenus fournis via le Portail RH (ci-après les « Ressources ») demeurent la propriété exclusive d’Exact RH. Une licence d’utilisation limitée, non exclusive, non transférable et révocable est accordée à l’utilisateur pour un usage interne uniquement, conformément aux termes du présent accord.

 

5.2. Restrictions
L’utilisateur s’engage à :

1. Ne pas modifier, adapter, traduire ou créer des œuvres dérivées à partir des Ressources sans autorisation écrite préalable d’Exact RH ;
2. Ne pas copier, reproduire, redistribuer, vendre, partager ou transmettre les Ressources, en tout ou en partie, à des tiers sans consentement préalable d’Exact RH ;
3. Ne pas utiliser les Ressources à des fins commerciales autres que celles de l’utilisateur au sein de son organisation.

5.3. Mesures en cas de violation
Toute utilisation non autorisée des Ressources constitue une violation des droits de propriété intellectuelle d’Exact RH et pourra entraîner :

1. La résiliation immédiate de l’accès au Portail RH, sans remboursement des frais d’abonnement ;
2. Une obligation pour l’utilisateur de restituer ou détruire toutes les copies des Ressources obtenues sans autorisation ;
3. Une indemnisation pour les pertes subies par Exact RH, incluant notamment les dommages-intérêts, frais juridiques et coûts de réparation des préjudices.

5.4. Clause pénale
En cas de violation grave ou répétée de la présente clause, l’utilisateur accepte de verser à Exact RH une pénalité forfaitaire de 5 000 $, sans préjudice du droit d’Exact RH de poursuivre en justice pour obtenir des dommages-intérêts supplémentaires.

6. Modifications et accord intégral
   

6.1. Modifications
Exact RH se réserve le droit de modifier ces conditions d’utilisation. Toute modification sera communiquée à l’utilisateur et leur acceptation sera requise avant l’accès continu au portail.

 

6.2. Accord intégral
Ces termes et conditions remplacent toutes négociations ou accords antérieurs entre Exact RH et l’utilisateur concernant le Portail RH.

 

7. Lois applicables et juridiction

 

Le présent contrat est régi et interprété conformément aux lois de la province de Québec et aux lois fédérales du Canada applicables. Toute contestation ou réclamation relative au présent contrat devra être portée devant les tribunaux compétents de la province de Québec. En cas de divergence entre la version française et toute autre version linguistique des présentes conditions, la version française prévaudra.

 

8. Acceptation des conditions

En accédant et en utilisant le Portail RH, l’utilisateur déclare avoir lu, compris et accepté l’intégralité des présentes conditions générales, incluant toute mise à jour ou modification ultérieure. Ce portail, qui offre notamment l’accès à une bibliothèque de modèles de documents RH, doit être utilisé conformément à l’ensemble des politiques, directives et instructions fournies, notamment celles relatives à la confidentialité, aux droits de propriété intellectuelle et à la reproduction des documents disponibles.

 

L’utilisateur s’engage également à assurer la confidentialité de ses identifiants de connexion et assume l’entière responsabilité de toutes les activités réalisées sous son compte. Toute utilisation, divulgation ou reproduction non autorisée du contenu accessible sur le Portail RH est strictement interdite et pourra entraîner des sanctions, incluant la suspension ou la résiliation de l’accès.

Si l’utilisateur n’accepte pas ces conditions générales, il lui est demandé de cesser immédiatement l’utilisation du Portail RH.